Bonitätsprüfung im Unternehmen: Ablauf und Kennzahlen

Jede Lieferung auf Rechnung ist ein Kredit. Wer 30 Tage Zahlungsziel einräumt, finanziert seinen Kunden für einen Monat, ohne Zinsen zu verlangen und ohne Sicherheit zu bekommen. Die Bonitätsprüfung ist das Verfahren, mit dem Unternehmen entscheiden, wem sie diesen Kredit geben.

Das folgende Framework gliedert die Prüfung in vier Stufen. Es funktioniert für die Prüfung fremder Geschäftspartner ebenso wie für die Vorbereitung auf die eigene Bewertung.

Stufe 1: Daten beschaffen

Am Anfang steht die Sammlung von Informationen aus öffentlichen und privaten Quellen. Die wichtigsten sind:

• Handelsregister, für Rechtsform, Vertretungsberechtigte, Stammkapital und Sitz
• Bundesanzeiger, für offengelegte Jahresabschlüsse
• Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform, Schufa oder Bürgel, für Zahlungserfahrungen und Scores. Wie sich die Verfahren dabei in den letzten Jahren verändert haben, ist bei Bonitrust.de zusammengefasst
• Insolvenzbekanntmachungen, für laufende und abgeschlossene Verfahren
• Eigene Zahlungshistorie, oft die aussagekräftigste Quelle überhaupt

Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Wenn ein Kunde seit drei Jahren pünktlich zahlt, hat das mehr Aussagekraft als ein Score, der aus Branchendurchschnitten gebildet wurde. Umgekehrt ist eine schleichende Verlängerung der Zahlungsdauer von 14 auf 45 Tage ein Warnsignal, das jeder Auskunftei zeitlich voraus ist.

Achten Sie bei kleineren Gesellschaften darauf, ob überhaupt ein Jahresabschluss veröffentlicht wurde. Fehlende Offenlegung ist keine Straftat mit Sofortwirkung, aber ein Hinweis darauf, dass Zahlen bewusst nicht gezeigt werden.

Stufe 2: Kennzahlen auswerten

Aus den Abschlüssen werden Kennzahlen zu Vermögens-, Finanz- und Ertragslage gebildet. Diese sechs tragen den größten Teil der Bewertung.

Kein Wert für sich allein trägt eine Entscheidung. Erst die Kombination und die Entwicklung über drei Jahre ergeben ein Bild.

Die letzte Kennzahl verdient besondere Aufmerksamkeit, wenn Sie ein Unternehmen prüfen. Eine steigende Debitorenlaufzeit bedeutet, dass die Kunden dieses Unternehmens später zahlen. Zahlungsprobleme wandern in Lieferketten nach oben, und zwar mit Verzögerung.

Beim Cashflow gilt eine einfache Regel: Ein Unternehmen kann über Jahre Verluste ausweisen und überleben. Ohne Liquidität ist nach wenigen Wochen Schluss. Gewichten Sie Liquiditätskennzahlen deshalb höher als Rentabilitätskennzahlen.

Stufe 3: Qualitative Faktoren einbeziehen

Zahlen beschreiben die Vergangenheit. Die Bewertung soll aber eine Aussage über die Zukunft treffen, weshalb weiche Faktoren einfließen.

Branche und Konjunkturlage. Dieselbe Eigenkapitalquote bedeutet im Baugewerbe etwas anderes als in der Softwareentwicklung.

Abhängigkeit von einzelnen Kunden. Wer 60 Prozent seines Umsatzes mit einem Auftraggeber macht, hat ein Klumpenrisiko, das keine Bilanzkennzahl zeigt.

Führung und Nachfolge. Bei inhabergeführten Unternehmen ist die ungeklärte Nachfolge ein bewertungsrelevantes Risiko.

Alter und Rechtsform. Junge Gesellschaften ohne Historie werden konservativer eingestuft, ebenso Rechtsformen mit beschränkter Haftung und geringem Stammkapital.

Zahlungsverhalten gegenüber Dritten. Auskunfteien werten gemeldete Zahlungserfahrungen aus. Ein einzelner Mahnbescheid verändert einen Score deutlich.

Stufe 4: Rating bilden und Konsequenzen festlegen

Am Ende steht eine Kennziffer, meist als Score oder Risikoklasse. Sie drückt die statistische Wahrscheinlichkeit aus, dass es innerhalb der nächsten zwölf Monate zu einem Zahlungsausfall kommt.

Wichtig ist, was daraus folgt. Ein Rating ohne hinterlegte Regel ist eine Zahl ohne Wirkung. Legen Sie deshalb vorab fest:

1. Ab welcher Klasse liefern Sie auf Rechnung?
2. Bis zu welchem Betrag gilt welches Kreditlimit je Kunde?
3. Wann verlangen Sie Vorkasse, Anzahlung oder Bankbürgschaft?
4. In welchem Rhythmus werden Bestandskunden neu bewertet?
5. Welches Ereignis löst eine Sofortprüfung aus, etwa eine überschrittene Zahlungsfrist von 30 Tagen?

Punkt vier entscheidet über die Wirksamkeit des ganzen Systems. Eine Bonitätsprüfung, die nur bei Vertragsbeginn stattfindet, erkennt keine Verschlechterung. Üblich ist eine jährliche Überprüfung, bei größeren Limits halbjährlich.

Die eigene Bonität verbessern

Dieselben Kriterien gelten, wenn Ihr Unternehmen bewertet wird. Diese Maßnahmen wirken erfahrungsgemäß am schnellsten:

• Jahresabschluss fristgerecht offenlegen. Fehlende Zahlen führen zu Schätzungen, und Schätzungen fallen konservativ aus.
• Eigenkapitalquote erhöhen, etwa durch Gewinnthesaurierung statt Ausschüttung.
• Eingehende Rechnungen pünktlich zahlen, weil Zahlungserfahrungen direkt in den Score einfließen.
• Skonto nutzen, was Liquidität bindet, aber Zahlungsdisziplin dokumentiert.
• Selbstauskunft einholen und Fehler korrigieren. Falsche Einträge bei Auskunfteien sind häufiger, als man annimmt, und werden auf Nachweis berichtigt.
• Forderungsmanagement straffen, um die eigene Debitorenlaufzeit zu senken.

Der vorletzte Punkt lohnt einmal im Jahr. Unternehmen haben Anspruch auf Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten und können veraltete oder falsche Einträge löschen lassen.

Eine Bonitätsauskunft kostet je nach Umfang zwischen 20 und 150 Euro. Kostenlose Varianten gibt es nur für die eigene Selbstauskunft. Wer regelmäßig Lieferanten und Kunden prüft, fährt mit einem Abonnement günstiger, weil dabei auch Veränderungsmeldungen enthalten sind: Sobald sich die Einschätzung zu einem überwachten Unternehmen ändert, kommt eine Nachricht.

Banken bewerten die Kreditwürdigkeit nach denselben Grundlagen, gewichten die wirtschaftliche Entwicklung aber stärker als kurzfristige Zahlungserfahrungen. Für Privatpersonen läuft die Prüfung über andere Scores, die Logik hinter der Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls ist jedoch dieselbe.

Wie sich die Insolvenzzahlen in Deutschland entwickeln und welche Branchen besonders betroffen sind, veröffentlicht das Statistische Bundesamt monatlich. Diese Daten helfen dabei, Branchenrisiken realistisch einzuordnen.

Die Prüfung als Checkliste

• Handelsregister, Bundesanzeiger und Auskunftei abfragen
• drei Jahresabschlüsse nebeneinanderlegen und die Entwicklung ansehen
• Eigenkapitalquote, Liquidität 2. Grades und Debitorenlaufzeit berechnen
• Branchenlage und Kundenkonzentration bewerten
• Kreditlimit und Zahlungsbedingungen daraus ableiten
• Wiedervorlage für die nächste Prüfung setzen

Wer bei den Kennzahlen tiefer einsteigen will, findet in der Analyse zu den typischen Fehlern bei der Bilanzanalyse die Stolperstellen, die auch in der betrieblichen Praxis regelmäßig auftreten. Und warum gerade die Liquidität dritten Grades häufig falsch interpretiert wird, zeigt der Beitrag zum Hammer in der dritten Liquidität.