Für viele Unternehmen gehören Drucker auch im digitalen Zeitalter weiterhin zur wichtigen Grundausstattung im Büro. Um die Druckkosten zu senken, gibt es allerdings einige einfache Möglichkeiten, welche in diesem Artikel erläutert werden sollen.
Warum ist die Kostenreduzierung im Bürobereich für viele Unternehmen elementar?
In Unternehmen gibt es oft zahlreiche Bereiche und Abteilungen, in denen hohe Kosten anfallen. Zu den besonderen Kostentreibern gehören dabei die Bereiche Produktion und Logistik. Aber auch in der Verwaltung gibt es inzwischen viele Bereiche, in denen oft unnötige Kosten entstehen und die sich recht leicht und unproblematisch lösen lassen. Insbesondere die Aspekte Bürobedarf, Büroequipment und Verbrauchsmaterialien sorgen immer wieder dafür, dass unnötige Kosten entstehen. Um dies zu vermeiden oder diese zumindest deutlich zu senken, gilt es die regelmäßigen Arbeitsabläufe zu analysieren und potenzielle Kostenstellen zu identifizieren, um hier entsprechende Korrekturen und Verbesserungen vorzunehmen. Auf diese Weise können oft nicht nur die Kosten gesenkt, sondern häufig auch direkt die Arbeitsabläufe verbessert werden.
Welche Beispiele für Kostenstellen im Büroalltag gibt es?
Kostenstellen im klassischen Office-Bereich sind nicht nur insbesondere bei den Verbrauchsmaterialien, sondern häufig auch bei den Energiekosten zu finden. Zu den wichtigsten Verbrauchsmaterialien, die sowohl in kleinen als auch großen Betrieben in größeren Mengen verbraucht werden, gehören beispielsweise Drucker- und Kopierpapiere, Schreibmaterialien, Hefter und Ordner sowie Verpackungsmaterialien, Präsentationsequipment und Korrekturwerkzeuge. Dazu gesellen sich nicht selten zusätzlich noch weitere Punkte wie Wärme- und Stromkosten für die Heizung im Winter, die Klimaanlage im Sommer sowie elementare Arbeitsgeräte wie Desktop-Computer, Smartphones, Drucker, Scanner, Beleuchtungen und viele weitere Dinge für den Büroalltag.
Warum sind besonders Druckkosten ein Kostentreiber und wie lassen sich diese senken?
Obwohl in den Medien immer wieder von einem Trend zu einem papierlosen Büro berichtet wird, so sieht die Realität in den meisten Unternehmen auch heute noch komplett anders aus. Auch aktuell und in Zukunft wird das Thema Papier in vielen Unternehmen immer noch eine wichtige Rolle spielen, denn viele Unterlagen wie etwa Angebote, Rechnungen, Verträge und steuerlich relevante Dokumente werden und müssen auch in Zukunft ausgedruckt und archiviert werden. Aus diesem Grund werden Drucker auch in Zukunft noch sehr lange ein relevanter Bestandteil im Büroalltag sein. Allerdings erzeugt das Drucken von Dokumenten nicht selten enorme Kosten, wenn es um die Nutzung von hochwertigen Tintenpatronen, Toner-Kartuschen sowie Drucker- und Kopierpapier geht. Um die Kosten zu senken, kann es sich lohnen nur wirklich wichtige Dokumente auszudrucken, die tatsächlich in Papierform benötigt werden. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden Fehldrucke zu vermeiden. Zusätzlich kann der Einsatz von günstigem Drittanbieter-Druckerzubehör dafür sorgen, dass die Druckkosten nicht selten um bis zu -70 Prozent reduziert werden können.
Welche weiteren Möglichkeiten gibt es, um die Druckkosten zu reduzieren?
Um die Druckkosten im Büro zusätzlich zu senken, gibt es neben der genaueren Überlegung von wirklich benötigten Ausdrucken und den Einsatz von alternativem Druckerzubehör noch diverse weitere Möglichkeiten. Dazu gehört beispielsweise der beliebte Duplex-Druck, mit dem das Papier beidseitig bedruckt und so 50 Prozent Papier eingespart werden kann. Zusätzlich kann bei eher unwichtigen Dokumenten der sogenannte Entwurfsmodus genutzt werden, mit dem sich der Tinten- bzw. Tonerverbrauch deutlich reduzieren lässt, wobei die Ausdrucke dann nicht mehr ganz so kräftig aussehen. Der Farbverbrauch lässt sich zusätzlich mit weiteren einfachen Tipps reduzieren, denn durch sparsame Schriftarten wie etwa Ecofont oder Garamond wird dieser nochmals gesenkt. Sind die Drucker schon einige Jahre alt, sollte im Zweifel zudem darüber nachgedacht werden, ob eine Modernisierung sinnvoll sein kann, denn häufig verbrauchen alte Geräte deutlich mehr Strom als moderne Technik. Es kann sich also durchaus lohnen auf einen effizienteren und sparsameren Drucker zu setzen.
